勤務態度が悪い社員を辞めさせたい…退職代行は使える？

「勤務態度が悪い社員を辞めさせたい…」
「でも、解雇すると後々トラブルになりそうで怖い…」

このような悩みを抱え、どうすればいいか分からず、日々頭を悩ませていませんか？

納期を守らない、協調性がない、注意しても改善が見られない…。チームの士気は下がり、周囲の社員に不満が募り、組織全体に悪影響が広がる。真面目に働く社員を守るためにも、早く何とかしたい。

そんな状況で「いっそ、社員を辞めさせるために退職代行は使えないか？」と考えるのは、決して不自然なことではありません。しかし、結論からお伝えすると、会社側が社員に対して退職代行を一方的に使うことは、残念ながらできません。

では、問題社員を抱えたまま、このまま放置するしかないのでしょうか？

もちろん、そんなことはありません。

この記事は、あなたが抱える「勤務態度が悪い社員にどう対処すべきか？」という悩みを、法的リスクを回避しながら解決するための「完全ガイド」です。

最後まで読めば、あなたは以下のすべてを完璧に理解し、自信を持って次のステップへ進むことができます。

• 会社が社員に退職代行を依頼できない法的根拠
• 問題社員を円満に辞めさせるための「合法的な」4つのステップ
• もし社員から退職代行を使われた場合の正しい対処法
• そもそも問題社員を生まないための採用・組織作りの秘訣

この記事は、単なる「退職代行の解説」にとどまりません。社員を辞めさせるというデリケートな問題を、後々のトラブルを避けて円満に、そして合法的に解決するための具体的な道筋を示します。同時に、あなたの会社が今後、同様の悩みを抱えずに済むための予防策もお伝えします。

さあ、私たちと一緒に、あなたの会社と真面目に働く社員たちを守るための一歩を踏み出しましょう。

【結論】勤務態度が悪い社員を「退職代行」で辞めさせるのは難しい

まず、あなたがお持ちの「社員を退職代行で辞めさせたい」というお考えについて、結論から明確にお伝えします。会社側が一方的に退職代行サービスを利用して、社員を辞めさせることはできません。

これは退職代行というサービスが、あくまで「退職を希望する社員本人」の意思を会社に伝えるためのツールであり、社員の承諾なくして成立し得ないからです。労働者には憲法で保障された「職業選択の自由」があり、これは「退職する自由」も含まれます。したがって、会社が強制的に退職させることは、解雇権の濫用や退職強要と見なされ、法的な問題に発展するリスクが非常に高いのです。

それでは、なぜ多くの経営者や人事担当者が、この選択肢を検討するのでしょうか。その背景にある深刻な悩みと、会社が取るべき最初の行動について、具体的に解説していきましょう。

会社が社員に退職代行を依頼できない法的な理由

「社員が退職代行を使うなら、会社も使っていいだろう」と考えるのは自然な発想かもしれません。しかし、会社と社員の間の力関係や、日本の労働法が定める原則から考えると、この方法は法的に認められません。

退職代行サービスは、民法で定められた「代理行為」に基づいています。社員が「退職の意思表示」を会社にする際、その連絡を代行してくれるのが退職代行サービスです。これは社員が持つ「退職の自由」を行使するための支援であり、合法的な行為です。

一方、会社が社員に退職を促す行為は、労働契約の解約を申し入れる「解雇」にあたります。日本の法律では、この「解雇」は厳しく制限されています。労働契約法第16条には「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」と明確に定められています。つまり、会社が社員を一方的に辞めさせるためには、よほどの理由（懲戒解雇にあたるような重大な背信行為など）がなければならず、単に「勤務態度が悪い」だけでは有効な解雇理由にはなり得ません。

また、会社が退職代行を使い、社員の承諾なく退職を迫る行為は「退職強要」と見なされる可能性があります。社員が「会社から退職を強要された」と主張し、労働審判や訴訟に発展した場合、会社は大きなリスクを負うことになります。慰謝料の支払いや、社員が「解雇無効」を訴え、会社に復職を求めるケースも考えられます。

結論として、会社側から退職代行を利用することは、労働契約法や民法に抵触する可能性が極めて高く、法的なリスクを回避するためにも絶対に避けるべき方法です。

なぜ多くの経営者や人事がこの方法を検討するのか？

「退職代行を使って社員を辞めさせたい」という考えに至る背景には、経営者や人事担当者が抱える、非常に深刻で切実な悩みがあります。それは、単に社員を辞めさせたいというだけでなく、問題社員を放置することで生じる「目に見えないコスト」があまりに大きいからです。

これらのコストは、明確な数値で表しにくいだけに、放置されがちです。しかし、その積み重ねは確実に会社の競争力を奪っていきます。さらに、問題社員に直接退職を切り出すことに伴う「精神的なハードル」や、不当解雇として訴えられるかもしれないという「法的リスクへの恐怖」が、多くの経営者や人事を動けなくさせているのが現実です。退職代行を使えば、これらの問題を一気に解決できるのではないか、という安易な期待から、この選択肢が検討されるのです。

「辞めさせたい」と思ったときにまずやるべきこと

会社が社員に対して退職代行を使うことはできませんが、だからといって何もせずに放置する必要は一切ありません。重要なのは、感情的にならず、合法かつ建設的なアプローチで問題解決を図ることです。まず、あなたが最初に行うべきことは以下の3つです。

1. 問題の明確化と記録の作成：「勤務態度が悪い」という漠然とした理由ではなく、「無断遅刻が月に5回あった」「提出期限を2週間過ぎた資料がある」といった、客観的な事実を記録に残しましょう。いつ、どこで、どのような問題行動があったかを具体的に記録することが重要です。これは、今後の指導や万が一の事態に備えるための重要な証拠となります。
2. 本人との対話と改善の機会提供：まずは、問題行動について本人と冷静に話し合い、改善を促す機会を与えましょう。「どうして納期が守れないのか」「何か困っていることはないか」など、本人の言い分にも耳を傾けることが大切です。これにより、単なる怠慢ではなく、何らかの理由（仕事内容のミスマッチ、人間関係など）が隠れている可能性が見えてくることもあります。
3. 就業規則の見直しと周知：勤務態度に関する懲戒処分や降格処分についての規定が、就業規則に明確に記載されているか確認しましょう。もし曖昧であれば、見直す必要があります。また、就業規則は社員に周知することが義務付けられています。全社員に内容を再度周知することで、規則の重要性を再認識させる効果も期待できます。

これらのステップは、社員の「自主的な退職」を促すための土壌作りでもあります。社員が「このままでは会社にいられない」と自ら感じ、退職代行を利用してくる可能性も高まります。次のセクションでは、勤務態度が悪い社員が具体的に組織にどのような悪影響を及ぼし、会社が取るべきでない危険な行動について、さらに詳しく解説していきます。

勤務態度が悪い社員が抱える問題と会社側のリスク

「辞めさせたい」と感じるほど勤務態度が悪い社員がいる場合、その問題は個人レベルにとどまらず、組織全体に深刻な悪影響を及ぼします。ここでは、具体的にどのような問題行動があるのか、そしてそれを放置することで会社がどのようなリスクを負うことになるのかを、多角的に見ていきましょう。

問題社員の勤務態度の具体例と組織への悪影響

「勤務態度が悪い」と一言で言っても、その行動は多岐にわたります。ここでは、多くの会社が共通して悩まされている具体的な例を挙げ、それらが組織に与える悪影響を深掘りします。

• 業務上の問題：
  • 報告・連絡・相談（ホウレンソウ）を怠る：チーム全体で情報共有が滞り、プロジェクトの進行に遅延やミスが発生します。周囲の社員がそのフォローに追われることで、過剰な負担がかかります。
  • 指示を守らない・自己流で進める：品質が均一化できず、顧客への信頼を損ねる可能性があります。また、後から修正作業が必要となり、無駄な工数が発生します。
  • 責任感がなく、ミスを他人のせいにする：チーム内の信頼関係が崩壊し、協力して業務を進めることが困難になります。
  • 納期遅延が常態化する：業務が一部で滞ることで、他の社員の業務にも影響が波及し、最終的には会社の信用問題に発展しかねません。
• 人間関係上の問題：
  • 協調性がない・孤立している：チーム内のコミュニケーション不足を招き、円滑な業務遂行を阻害します。周囲の社員が話しかけにくくなることで、心理的安全性が損なわれる原因にもなります。
  • 悪口や陰口が多い：ネガティブな空気が蔓延し、社内の雰囲気が悪化します。周囲の社員の精神的ストレスが増大し、離職を考えるきっかけにもなり得ます。
  • 高圧的な態度やハラスメント：パワハラ・セクハラ・モラハラなど、ハラスメント行為は会社の法的リスクを大幅に高めます。被害を受けた社員の心身の健康を損ね、最悪の場合、休職や訴訟問題に発展します。

これらの問題は、単に個人のパフォーマンスが悪いというだけでなく、真面目に働く社員のモチベーションを著しく低下させ、結果的に優秀な人材の離職を招きます。周囲の社員が「なぜあの人だけ注意されないのか」「これでは頑張っても報われない」と感じるようになり、組織全体が活力を失っていくのです。問題社員を放置することは、会社の未来に直接的な損害を与える行為に他なりません。

「解雇」が難しい理由と会社が負う法的リスク

「解雇」は、会社側が社員を一方的に辞めさせる最も直接的な手段ですが、日本の法律では「解雇権濫用の法理」により、非常に厳しく制限されています。労働契約法第16条に定められている通り、解雇が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合、その解雇は無効となります。これは、会社が圧倒的に有利な立場であることを利用して、社員の生活を一方的に奪うことを防ぐための重要な原則です。

では、「勤務態度が悪い」という理由で社員を解雇できるのでしょうか？

原則として、単に「勤務態度が悪い」というだけでは、解雇理由として認められる可能性は非常に低いです。解雇が認められるのは、以下のような厳格な条件を満たす場合に限られます。

1. 改善の機会を十分に与えたか：複数回にわたり、具体的な問題点を明確に指摘し、改善のための指導や教育を行ったか。その記録（指導日、指導内容、本人の返答など）が残されているか。
2. 改善の見込みが全くないか：指導や教育を行っても、本人の改善意欲が全く見られず、今後も同様の問題行動を繰り返す可能性が高いと客観的に判断できるか。
3. 最終手段としての解雇か：配置転換や業務内容の変更など、解雇以外の手段を尽くした上で、なお問題が解決しない場合に限られているか。

これらの条件を一つでも満たしていなかった場合、社員から不当解雇として訴えられた際、会社側が敗訴する可能性が極めて高くなります。敗訴した場合、解雇が無効となり、社員は会社に復職する権利を得るだけでなく、解雇期間中の賃金の支払いを命じられることもあります。また、訴訟費用や会社の対外的な信用失墜という、金銭的・社会的なリスクも負うことになります。

このようなリスクを考えると、「解雇」は最終手段であり、安易に選択すべきではないことがわかります。だからこそ、多くの会社が「円満に辞めてもらう方法」を模索し、退職代行という選択肢に目が向くのです。

絶対にやってはいけないNG行動（パワハラ、退職強要など）

問題社員に何とか退職してもらいたいという焦りから、会社側が思わず取ってしまいがちな「NG行動」があります。これらの行動は、法的なリスクを大幅に高めるだけでなく、社員との関係を決定的に悪化させ、かえって事態を複雑にします。

これらのNG行動は、社員を退職に追い込むどころか、社員が労働基準監督署に駆け込んだり、弁護士を立てて法的手段に訴えたりするきっかけとなります。そうなると、解決までの時間とコストは膨大なものとなり、会社の評判も著しく傷つきます。

重要なのは、感情的にならず、あくまで法律に則った冷静な手順を踏むことです。次のセクションでは、問題社員を合法的に、そして円満に退職へ導くための具体的なステップを、一つひとつ丁寧に解説していきます。このステップを踏むことで、あなたは不当なリスクを負うことなく、会社の未来を守ることができます。

円満退職を促すための「合法的な」4つのステップ

前述の通り、勤務態度が悪い社員を強引に辞めさせることは、会社にとって多大なリスクを伴います。しかし、感情に任せて行動するのではなく、法律に則った段階的なプロセスを踏むことで、社員の自主的な退職を促し、円満な解決を目指すことが可能です。ここでは、弁護士や社労士も推奨する、合法的な4つのステップを具体的に解説します。

ステップ1：具体的な改善点の指摘と指導記録の作成

まず、最初に行うべきは、問題行動を曖昧な表現ではなく、客観的な事実に基づいて本人に伝え、改善を促すことです。これは、将来的に解雇せざるを得ない状況になった場合でも、会社が正当なプロセスを踏んだことの証明となります。

【具体的な行動】

• 具体的な事実を記録する：「勤務態度が悪い」ではなく、「〇月〇日の会議で、A社からのメールに返信をせず、納期が1週間遅れた」「〇月〇日、上司への報告を怠り、顧客からのクレームが発生した」といった、日時、場所、具体的な行動、その結果を詳細に記録しましょう。
• 個別面談の実施：記録した事実をもとに、社員と個別に面談を行います。面談では、感情的にならず、淡々と事実を伝えます。改善を求める理由（例：他の社員の業務負担が増えている、会社の信用に関わるなど）も具体的に伝えましょう。
• 改善計画の提示：ただ「改善しろ」と言うだけでなく、「今後は毎日業務開始前にタスクリストを提出してください」「週に一度、私と進捗状況を共有する時間を設けましょう」など、具体的な改善策を提示し、合意を取り付けます。
• 指導記録の作成：面談の内容は必ず記録に残します。日時、場所、参加者、指導内容、本人の反応、今後の改善計画などを詳細に記載し、可能であれば本人に確認・署名をもらいましょう。これは、万が一訴訟になった場合の重要な証拠となります。

このステップの目的は、社員に「このままではいけない」と自覚させることです。同時に、会社側が「改善の機会を十分に与えた」という事実を積み重ねることで、不当解雇のリスクを軽減する効果も期待できます。

ステップ2：配置転換や業務内容の見直しを提案する

ステップ1で改善が見られない場合、次の段階として、本人の能力や適性に合わせて配置転換や業務内容の見直しを提案します。

これは、問題行動が本人の適性不足から来ている可能性があるからです。たとえば、顧客対応が苦手な社員を、バックオフィス業務に異動させることで、パフォーマンスが向上するケースは珍しくありません。

【具体的な行動】

• 適性を再評価する：これまでの勤務態度やスキル、本人の希望などを踏まえ、他の部署や業務への適性があるかを慎重に検討します。
• 提案を丁寧に行う：「君はこの仕事に向いていないから異動だ」といった一方的な通告は避けましょう。「〇〇さんの強みである××を活かすために、△△部署で力を発揮してほしい」など、ポジティブな言葉で提案することで、本人も受け入れやすくなります。
• 転換先の業務内容を具体的に説明する：異動後の業務内容や期待される役割を明確に伝え、本人が納得できるように説明します。

この段階でも、社員が提案を拒否したり、異動後も問題行動が続く場合は、次のステップへ進む準備をすることになります。

ステップ3：退職勧奨の実施と注意点

上記のステップを経ても問題が解決しない場合、最終手段として「退職勧奨」を行います。退職勧奨とは、会社が社員に対して、自主的な退職を促す行為です。これは「解雇」とは異なり、あくまで「退職のお願い」であり、社員には応じる義務はありません。そのため、慎重に行う必要があります。

【具体的な行動】

• 面談の実施：会社の人事担当者や上司が、社員と個別に面談を行います。この際、なぜ退職勧奨に至ったのかを、これまでの指導記録に基づき、客観的な事実を冷静に伝えます。
• 退職条件の提示：退職勧奨に応じてもらうため、会社は退職金の増額や再就職支援の提供など、社員にとってのメリットを提示することができます。これは、円満な合意退職を目指す上で非常に有効です。
• 合意書の作成：双方が退職に合意した場合、必ず「合意退職」の書面を作成します。退職日、退職理由、退職金、有給休暇の消化方法など、全ての条件を明確に記載し、双方が署名捺印することで、将来的なトラブルを防ぐことができます。

【退職勧奨の注意点】

• 強要は絶対にNG：退職勧奨は、あくまでも「お願い」です。社員が拒否した場合、それ以上しつこく迫ったり、「辞めないとどうなるかわからないぞ」といった脅し文句を使ったりすることは、退職強要と見なされます。
• 面談の回数や時間に配慮する：退職勧奨のための面談は、社会通念上相当な範囲で行う必要があります。一度の面談で長時間拘束したり、何度も繰り返し面談を設定したりすることは、精神的な圧迫となり、退職強要と判断される可能性があります。

ステップ4：専門家（弁護士）への相談

ここまでのステップを踏んでも問題が解決しない、あるいは社員が法的手段をちらつかせてきた場合、速やかに専門家である弁護士に相談しましょう。

【弁護士に相談するメリット】

• 法的な視点からのアドバイス：これまでの対応が法的に適切だったか、今後の取るべき行動は何か、具体的なアドバイスをもらえます。
• 交渉の代理：社員が弁護士を立ててきた場合、会社も弁護士に交渉を依頼することで、対等な立場で対応できます。
• 書類作成のサポート：合意退職の書面や解雇通知など、法的に有効な書類の作成をサポートしてもらえます。

弁護士への相談は、社員とのトラブルが泥沼化するのを防ぎ、会社側のリスクを最小限に抑えるための最も確実な方法です。特に、ハラスメントや賃金未払いなど、他の法的問題が絡んでいる可能性がある場合は、初期段階から弁護士に相談することをお勧めします。

これらのステップは、一見すると時間と手間がかかるように思えるかもしれません。しかし、安易な解雇や退職強要によって、将来的に巨額な賠償金を支払ったり、会社の信用を失ったりするリスクを考えれば、このプロセスを丁寧に進めることが、結果として最も賢明な選択となります。

社員が退職代行を使ってきた場合の会社側の正しい対処法

「辞めてほしい」と悩んでいた社員から、ある日突然、退職代行業者を通じて退職の申し入れがあった場合、あなたは驚きと戸惑いを感じるかもしれません。しかし、これは決して慌てる事態ではありません。退職代行は、社員の退職意思を伝えるための手段の一つに過ぎず、会社が適切な手順を踏めば、スムーズな退職手続きが可能です。ここでは、退職代行から連絡が来た際の、会社側が取るべき正しい対応を具体的に解説します。

退職代行から連絡が来たときの初動対応マニュアル

退職代行業者からの連絡は、通常、電話または書面（内容証明郵便など）で届きます。この際の初動対応が、その後のトラブルの有無を大きく左右します。以下に示すマニュアルを参考に、冷静かつ的確に対応しましょう。

1. 連絡者の身元確認：
   • まずは、連絡してきた相手が「弁護士」「労働組合」「民間業者」のいずれであるかを確認します。これにより、代行者ができる交渉範囲が明確になります。
   • 担当者の氏名、所属、連絡先を控えておきましょう。
   • 弁護士の場合は弁護士登録番号を、労働組合の場合は組合名を確認することが重要です。
2. 退職意思の確認と代理権の有無：
   • 「〇〇様の代理人として、退職の意思をお伝えします」と明確に伝えられたら、その意思を一度受領します。
   • その際、相手が本人から正式な委任を受けているか（代理権があるか）を確認します。ただし、一般の退職代行業者は、交渉権がないため「ご本人の退職意思をお伝えするのみ」であることを確認します。
3. 交渉の制限：
   • 民間業者の場合、法律で交渉権が認められていません。退職代行業者に、退職日や有給消化、給与・退職金といった「交渉」はできないことを伝え、書面で詳細を送るよう求めます。
   • 労働組合の場合は、団体交渉権があるため交渉に応じる必要があります。弁護士の場合は法律行為全般を代理できるため、すべての交渉に応じることになります。
4. 初日の回答は保留：
   • その場で退職日や条件について回答することは避けてください。「承知いたしました。内容を確認し、追ってこちらからご連絡します」と伝え、一旦電話を切ります。
   • これにより、冷静な判断を下すための時間を確保できます。

初動で最も重要なのは、感情的にならず、あくまで事務的な対応に徹することです。相手の言葉に動揺したり、挑発に乗ったりすると、それが後のトラブルの火種になりかねません。

本人に直接連絡を取るべきか？法的リスクと注意点

「退職代行から連絡が来たけど、本人に直接連絡して話し合いたい」と考えるのは自然なことです。しかし、この行動には大きな法的リスクが潜んでいるため、慎重な判断が求められます。

【原則：本人への直接連絡は避けるべき】

退職代行を利用する社員は、会社との直接のやり取りを望んでいません。すでに信頼関係が崩壊しているか、何らかの理由で会社と話すことに精神的苦痛を感じている場合がほとんどです。退職代行業者に依頼したにもかかわらず、会社から直接連絡が来れば、社員は「退職を妨害された」「精神的苦痛を与えられた」と主張し、以下のような法的手段を取る可能性があります。

• 退職代行業者からの抗議：「これ以上の本人への接触は控えてください」と強く警告されます。
• 弁護士への相談：直接連絡が退職強要やハラスメントと見なされ、弁護士を立てて損害賠償請求に発展するリスクがあります。

【例外：本人に連絡を取っても問題ないケース】

以下のケースでは、本人に直接連絡を取る必要性が生じますが、その際も慎重さが求められます。

• 安否確認：退職代行業者から連絡があった後、本人が出社せず、一切連絡が取れない場合。事故や病気などの可能性も考慮し、安否確認を目的として連絡することは許容されます。ただし、退職に関する話は一切しないことが鉄則です。
• 業務上の緊急事態：本人の業務にしかアクセスできない機密情報があり、業務が完全に停止してしまうような緊急事態。この場合も、「業務に関する緊急連絡」であることを明確に伝え、退職に関する話は避けます。

原則として、退職代行業者から連絡があった後は、すべてのやり取りを代行業者と行うべきです。本人に直接連絡を取る必要がある場合は、その目的を明確にし、退職とは無関係な内容に限定することが、トラブルを回避する上で非常に重要です。

貸与物の返却や書類の受け渡しをスムーズに行う方法

社員が退職代行を利用した場合、会社との直接の接触を避けるため、PCや制服などの貸与物の返却や、離職票などの必要書類の受け渡しが滞りがちになります。これらの手続きをスムーズに進めるための方法を解説します。

【貸与物の返却】

退職代行業者に、貸与物のリストを渡し、返却方法について交渉します。一般的な方法は以下の通りです。

• 郵送：社員が貸与物を梱包し、会社へ郵送します。この際、着払いにするか、送料をどちらが負担するかを事前に取り決めておきましょう。
• 代行業者経由：退職代行業者が貸与物を回収し、会社へ届けるケースもあります。この場合、代行業者の担当者と受け渡しの日時を調整します。
• 代理人による返却：本人の代理人が直接会社へ持参することもあります。

返却された際は、破損や紛失がないかを確認し、もし問題があれば、退職代行業者を通じて本人に連絡を取り、対応を協議しましょう。

【必要書類の受け渡し】

離職票、源泉徴収票、雇用保険被保険者証などの書類は、退職後に社員が次の職場で必要となる重要な書類です。これらの書類は、退職代行業者を通じて郵送で送付するのが一般的です。

• 郵送先の確認：退職代行業者に、書類の郵送先（本人の住所）を正確に確認します。
• 簡易書留・レターパックなど：紛失を防ぐため、追跡可能な方法で郵送しましょう。
• 退職代行業者への確認：書類を送付した旨を、業者に連絡しておくと、手続きがよりスムーズになります。

これらの手続きを滞りなく進めることで、会社は法的義務を果たし、無用なトラブルを回避できます。退職代行は「面倒なもの」と捉えられがちですが、冷静に対応すれば、円満な形で退職手続きを完了させるための有効なツールとなり得ます。

退職代行の種類と会社側のメリット・デメリット

退職代行サービスが広く認知されるようになった一方で、その運営元が多岐にわたることをご存知でしょうか。サービスは大きく分けて「弁護士」「労働組合」「民間企業」の3種類に分類され、それぞれ対応できる範囲や法的な権限が異なります。これらの違いを正しく理解することは、会社側が適切な対応を取り、不必要なトラブルを回避するために不可欠です。

ここでは、各運営元ごとの特徴と、会社側から見たメリット・デメリットを詳細に比較・解説します。

弁護士が運営する退職代行の特徴と対応範囲

弁護士が運営する退職代行は、法的な観点から最も強力な権限を持つサービスです。法律相談や交渉、訴訟代理といった法律業務を専門としており、民法第627条に基づく退職の意思表示の代理だけでなく、未払い残業代やハラスメントの慰謝料請求など、会社との金銭的な交渉もすべて代行できます。

特徴

• 全ての法律業務を代行可能：退職に関するあらゆる交渉（退職日の調整、有給休暇の消化、退職金の増額交渉など）を、弁護士法第72条に違反することなく、適法に行うことができます。
• 法的トラブルへの対応力：万が一、会社が退職を拒否したり、損害賠償請求を行ったりした場合でも、法的な専門知識をもって対応し、訴訟にまで発展した場合は依頼者の代理人として裁判に出廷することができます。
• 依頼者への安心感：依頼者（社員）は、会社とのトラブル全般を弁護士に一任できるため、精神的な負担が大幅に軽減されます。

会社側のメリット・デメリット

• メリット：
  • 明確な法的根拠に基づくやり取り：弁護士が代理人となるため、違法な退職強要や不当な条件提示といったリスクがなく、法的にグレーな部分に悩むことなく、スムーズに手続きを進めることができます。
  • 後々のトラブルリスクが低い：弁護士を介して合意が形成されれば、その後の訴訟リスクは極めて低くなります。弁護士同士の専門的な交渉によって、双方の納得できる着地点が見つかりやすいと言えます。
• デメリット：
  • 交渉の余地が少ない：弁護士は依頼者の利益を最大化する義務があるため、会社側の意向が通りにくい場合があります。特に、未払い賃金や慰謝料などの金銭的な請求が発生した場合、会社側も相応の対応を迫られます。
  • 専門家への対応コスト：弁護士とやり取りするため、社内の担当者（人事や法務）にも専門的な知識や対応が求められることがあります。

労働組合が運営する退職代行の特徴と団体交渉権

労働組合が運営する退職代行は、「交渉権」を持つ点が大きな特徴です。この交渉権は、労働組合法に定められた「団体交渉権」に基づいています。労働組合は、労働者の生活改善や労働条件の維持・向上を目的として活動しており、退職代行もその一環として行っています。

特徴

• 団体交渉権：民間企業と異なり、労働組合は会社と交渉する権限が法律で認められています。これにより、退職日の調整、有給消化、退職金など、退職に関する条件について会社と協議することができます。
• 弁護士よりも費用が安価な傾向：弁護士に比べて、サービス費用が安価に設定されていることが多いため、より多くの労働者が利用しやすいという特徴があります。
• 非営利組織：営利目的ではないため、法律に違反するリスクを冒してまで強引な交渉を行うことは基本的にありません。

会社側のメリット・デメリット

• メリット：
  • 対話のテーブルに着く義務：会社は、労働組合からの団体交渉の申し入れを正当な理由なく拒否することはできません（労働組合法第7条）。このため、社員との直接交渉を避けつつ、法的に定められた手続きに沿って解決を進めることができます。
  • 弁護士よりも柔軟な交渉が期待できる場合がある：交渉内容が金銭的な問題に限定されない場合、弁護士よりも柔軟な落としどころを探る余地があるケースも存在します。
• デメリット：
  • 団体交渉の対応が必要：労働組合からの交渉には、会社として真摯に対応する義務があります。この対応を誤ると、「不当労働行為」として労働委員会に訴えられるリスクが生じます。
  • 交渉の範囲が広い：退職に関する交渉だけでなく、労働環境や賃金など、個別の案件を超えた要求に発展する可能性もゼロではありません。

民間企業が運営する退職代行の特徴と対応範囲

民間企業が運営する退職代行は、最も一般的なタイプです。弁護士や労働組合と異なり、法律上の交渉権を持たない点が最大の特徴であり、その対応範囲は非常に限定的です。

特徴

• 交渉権を持たない：民間企業は、弁護士法第72条（非弁護士の法律事務の禁止）に抵触するため、会社との交渉は一切できません。できるのは、社員の退職の意思を「伝える」という事務的な行為のみです。
• 料金が比較的安価：法律業務ができないため、他のサービスに比べて料金が安く設定されていることがほとんどです。
• 即日対応が強み：依頼者へのレスポンスが早く、即日退職を希望する社員のニーズに応えやすい点が強みです。

会社側のメリット・デメリット

• メリット：
  • 法的な交渉は発生しない：民間業者には交渉権がないため、退職日や有給消化、未払い賃金などについて、法的なやり取りをする必要がありません。会社が提示した条件（就業規則に基づく退職日など）を代行業者が本人に伝える、という事務的な流れで手続きが完了します。
  • 対応がシンプル：退職の意思表示の受領と、必要書類のやり取りのみで済むことが多く、対応の負担が少ないと言えます。
• デメリット：
  • トラブルの再発リスク：退職代行が交渉に応じない場合、社員が「会社が応じてくれない」と感じ、弁護士や労働組合に再度依頼する可能性があります。この場合、当初の簡単なやり取りから、より複雑な法的交渉に発展するリスクがあります。
  • 情報が不正確な可能性：民間業者は法律の専門家ではないため、退職に関する情報（退職日の法的根拠など）が不正確である場合があります。会社側が就業規則に基づき、正確な情報を丁寧に伝えることが重要です。

このように、退職代行の運営元によって、会社が取るべき対応は大きく異なります。連絡が来た際は、まず相手の身元を正確に確認し、その権限に応じた適切な対応を心がけることが、円満な解決への第一歩となります。

なぜ退職代行は増え続けているのか？その背景にある社会問題

2018年頃からメディアで退職代行が取り上げられ始めて以来、その利用者は年々増加の一途をたどっています。一見すると、単なる「便利なサービス」として片付けられがちですが、これほどまでに退職代行が社会に浸透した背景には、日本が長年抱えてきた複数の社会問題が複雑に絡み合っています。これらの背景を深く理解することは、会社が今後、問題社員を生まない組織作りや、従業員エンゲージメントを高めるための対策を講じる上で不可欠です。

ここでは、退職代行の需要が増加した3つの主要な社会問題について、専門家の視点から徹底的に深掘りします。

若者の価値観の変化と転職の一般化

退職代行の主要な利用者層は、20代から30代の若年層です。彼らの多くは、上の世代とは異なるキャリア観や労働観を持っています。この価値観の変化こそが、退職代行の普及を加速させた大きな要因の一つです。

終身雇用制度の崩壊とキャリアの多様化

かつて当たり前とされていた「終身雇用」や「年功序列」のシステムは、バブル崩壊後の経済停滞とグローバル化の波により、徐々に崩壊しました。これにより、一つの会社で定年まで勤め上げるというキャリアパスは、もはや絶対的なものではなくなりました。代わりに、個人のスキルや経験を活かし、より良い労働条件や自己実現を求めて積極的に転職を繰り返す「キャリアの流動化」が一般化しています。

総務省統計局の調査（労働力調査詳細集計）によると、2023年の転職者数は年間で約328万人と過去最多を更新しており、特に「より良い条件の仕事を探すため」といった前向きな理由による転職が増加しています。このような転職が当たり前の時代において、退職時のトラブルや精神的負担は、彼らにとって「無駄な時間」であり、より効率的かつスムーズに次のキャリアへ移行するための手段として、退職代行が選択されるのです。

「個」の尊重とワークライフバランスの重視

現代の若年層は、会社への忠誠心よりも自身の人生や幸福を重視する傾向が顕著です。SNSなどで多様な価値観に触れる機会が増えたこともあり、「仕事のために人生を犠牲にする」という考え方は古いものと認識されています。長時間労働やサービス残業、ハラスメントといった問題に直面した場合、彼らは我慢して耐え忍ぶのではなく、「自己防衛」のために声を上げ、早期に環境を変えることを選びます。

退職代行は、そうした「自分の心身を守る」ための最終手段として機能します。会社に直接退職を伝えることによる精神的ストレスや、上司からの引き止め、退職強要といったリスクを回避するための「安全装置」として、若者から高い支持を得ているのです。

現代社会におけるコミュニケーションの希薄化

退職代行の利用者が急増した背景には、会社と社員の間に存在する根深いコミュニケーションの問題も挙げられます。特に、対面でのコミュニケーションを苦手とする社員が増えたことが、退職代行の需要を加速させています。

上司・部下間の信頼関係の欠如

終身雇用制度の崩壊とともに、会社と社員の間に存在した強固な信頼関係も薄れつつあります。かつては、上司が部下の人生相談に乗ったり、プライベートな悩みを共有したりすることで、退職を思いとどまらせるような信頼関係が構築されることもありました。しかし、成果主義の導入やリモートワークの普及などにより、こうした密なコミュニケーションは減少し、社員は「上司に相談しても解決しない」「かえって引き止められて面倒なことになる」と考えるようになりました。

日本労働組合総連合会の調査（2023年）によると、「職場に信頼できる上司や同僚がいない」と回答した若者の割合は年々増加傾向にあります。このような状況下では、社員は退職を決意しても相談できる相手がおらず、退職の意思を伝えること自体が大きな精神的負担となります。結果として、第三者である退職代行サービスに頼るという選択肢が現実味を帯びてくるのです。

ハラスメントリスクの増大と「言えない」空気

パワハラ防止法が施行され、ハラスメントへの社会的な意識が高まる一方で、そのリスクを恐れて上司が部下に対して適切な指導やコミュニケーションを避ける傾向も見られます。部下からすれば、退職を切り出した際に「ハラスメントだ」と訴えられることを恐れて、上司が引き止めを躊躇したり、逆に高圧的な態度に出たりすることもあり、双方がコミュニケーションを避ける「言えない」空気が蔓延しています。

このような状況では、社員は会社との直接の対話を諦め、専門家を介して一方的に退職を通知する「退職代行」という手段に頼るしかなくなります。これは、会社と社員の双方が健全なコミュニケーションを諦めた結果として生まれた、現代社会の歪んだ姿と言えるでしょう。

退職代行サービスへの理解を深める必要性

退職代行の普及は、単に「辞めづらい会社」や「ブラック企業」の問題だけでなく、あらゆる会社が直面しうる課題となっています。経営者や人事担当者は、このサービスを「非常識なもの」と否定的に捉えるのではなく、その本質を理解し、今後の組織運営に活かす必要があります。

退職代行は「健全な離職プロセス」の代替手段

本来、円満退職とは、社員が退職意思を上司に伝え、引き継ぎや有給消化について話し合い、双方が納得して退職日を迎えるプロセスです。しかし、これが機能しない会社では、退職代行がその代替手段となります。社員は「辞めたいのに辞めさせてもらえない」「退職を切り出すと罵倒される」といった状況に陥るため、退職代行に依頼するのです。

つまり、退職代行の利用は、その会社が「従業員の退職プロセスを円滑に機能させることができない」というシグナルでもあります。会社側は、退職代行を「問題社員の逃げ道」と捉えるのではなく、「自社の組織体制に課題があること」を認識するきっかけと捉えるべきです。

会社側が今後取るべき対策：予防と対応の二軸

退職代行への対策は、もはや「利用された時の対処法」だけでは不十分です。根本的な解決のためには、「利用される前」の予防策を講じることが重要です。

退職代行サービスの台頭は、日本の労働環境における課題を浮き彫りにしました。この流れを止めることはできませんが、会社側がその背景を理解し、組織のあり方を見直すことで、社員が「この会社で働き続けたい」と心から思える職場を築くことができます。それは結果的に、退職代行を利用する必要のない、健全で活力ある組織へとつながるのです。

問題社員を抱える前に！未然にトラブルを防ぐための採用・組織作り

ここまで、勤務態度が悪い社員への対処法について解説してきましたが、理想は「そもそも問題社員を生まない組織」を作ることです。従業員の離職や、会社とのトラブルを未然に防ぐための努力は、結果として採用コストやマネジメントコストを削減し、会社の持続的な成長を促します。本セクションでは、採用段階から入社後の定着まで、企業が今すぐ取り組むべき具体的な対策について、網羅的に解説します。

採用面接で「問題社員」を見抜くための質問テクニック

問題社員は、入社前からその兆候を示していることが少なくありません。面接は、応募者のスキルや経験だけでなく、潜在的なリスクを見抜くための重要なプロセスです。ここでは、問題社員を回避するための具体的な質問テクニックと、注意すべきポイントを解説します。

1. 行動特性を探る「コンピテンシー面接」の活用

従来の面接のように「あなたの長所と短所を教えてください」といった抽象的な質問では、応募者は準備した回答を話すだけで、本質的な行動特性は見抜けません。そこで有効なのが、コンピテンシー面接です。

コンピテンシー面接では、「過去にどのように行動したか」を具体的に深掘りします。これにより、応募者の価値観や問題解決能力、協調性などを測ることができます。以下の質問は、特に問題社員になりうる兆候を見抜く上で有効です。

• 「これまでの職場で、チームの目標達成のために最も貢献した経験について、具体的に教えてください。その中で、どのような困難に直面し、どのように乗り越えましたか？」
  → 責任感や協調性、主体性を探ります。「自分のタスクは終わったので関係ない」といった他責的な発言がないか注意します。
• 「これまでの仕事で、上司や同僚から最も厳しいフィードバックを受けたのはどんな時ですか？その時、あなたはどのように受け止め、どう改善しましたか？」
  → 素直さやフィードバックを成長の糧にできるかを測ります。「フィードバックは不当だった」と反発する姿勢を見せる場合、指導に反発するリスクがあります。
• 「あなたの働き方について、周囲から『独特だ』と言われたことはありますか？それはどのような点ですか？」
  → 協調性や、独自のルールで業務を進めないかを確認します。

2. 企業文化へのフィット感を重視した質問

勤務態度の問題は、個人の資質だけでなく、会社の文化とのミスマッチから生じることもあります。「当社はチームでの連携を重視しますが、あなたは一人で黙々と作業する方が得意ですか？」といった質問を通じて、応募者が自社の文化に馴染めるかを測ります。

また、「なぜ当社を志望しましたか？」という定番の質問も、深掘りすることで本音が見えます。「給料が高いから」「休みがとりやすいから」といった条件面ばかりを強調する場合、仕事内容への興味や貢献意欲が低い可能性があります。

3. 面接官の客観的な評価と情報共有

一人の面接官の主観に頼るのではなく、複数の面接官が多角的に評価することが重要です。面接後には、面接官同士で「応募者の話に一貫性があったか」「質問への回答が具体的だったか」といった点を共有し、客観的な評価を固めましょう。また、リファレンスチェック（前職の関係者への照会）を導入することで、履歴書や面接では知り得ない、よりリアルな情報を得ることができ、入社後のミスマッチを大幅に減らすことが可能です。

新入社員のオンボーディングとメンター制度の重要性

入社時のフォローが不十分だと、社員は孤立し、早期離職や勤務態度の悪化につながることがあります。入社から数ヶ月間を特に重要視するオンボーディングと、メンター制度は、新入社員を組織に定着させ、健全な成長を促すための効果的な施策です。

オンボーディングのプロセスを体系化する

オンボーディングとは、新入社員が組織の一員として早期に活躍できるよう、入社後の教育やサポートを体系的に行うプロセスです。単なる「研修」で終わらせず、以下の点を組み込みましょう。

• 入社初日の歓迎：新入社員を歓迎する雰囲気を演出し、配属先のチームメンバーに事前に共有することで、スムーズな受け入れ体制を整えます。
• 会社のビジョン・ミッションの共有：会社の存在意義や目標を丁寧に説明することで、社員は自身の業務が会社全体にどう貢献しているかを理解でき、仕事へのモチベーションが高まります。
• OJT（On-the-Job Training）の計画：OJTは、担当者によって内容がばらつきがちです。明確なゴール設定と指導計画を作成し、OJT担当者がそれに沿って指導できるよう、事前にトレーニングを行いましょう。
• 定期的な面談：入社後1週間、1ヶ月、3ヶ月といった節目で、上司や人事が面談を実施し、困っていることや不安な点をヒアリングします。これにより、早期のSOSをキャッチできます。

メンター制度の導入とその効果

メンター制度とは、新入社員（メンティー）に対し、年齢や社歴の近い先輩社員（メンター）がつき、業務だけでなく精神面もサポートする制度です。上司には話しにくい悩みや、職場の人間関係の構築を助けることで、新入社員の孤独感を解消し、定着率を高める効果があります。

• 上司とは異なる役割：メンターは評価者ではないため、新入社員は安心して相談できます。メンターは、業務の進め方や社内ルール、人間関係のコツなどを教え、新入社員の成長をサポートします。
• メンターへのトレーニング：メンター役の社員には、傾聴スキルやコーチングスキルを身につけるための研修を実施しましょう。単に「世話好き」な社員に任せるだけでなく、制度として機能させることが重要です。
• メンターの評価：メンターとしての活動も、人事評価に反映させることで、全社的な取り組みとして定着しやすくなります。

これらの施策は、新入社員が「この会社は自分を大切にしてくれている」と感じるきっかけとなり、エンゲージメントの向上につながります。

従業員満足度（ES）を高めるための具体的な施策

従業員満足度（ES：Employee Satisfaction）を高めることは、社員のモチベーションを維持し、離職率を低下させるための最も本質的な解決策です。ESが高まれば、社員は仕事にやりがいを感じ、主体的に業務に取り組むようになり、結果として勤務態度も改善されます。

1. 心理的安全性の高い組織を構築する

Googleの調査で有名になった「心理的安全性」は、社員が「このチームなら、ありのままの自分を出しても大丈夫だ」と感じられる環境のことです。心理的安全性が高いと、社員は遠慮なく質問や意見を述べることができ、ミスを正直に報告できるため、問題が大きくなる前に解決できます。

【心理的安全性を高める施策】

• ミスを責めない文化の醸成：ミスをした際に個人を責めるのではなく、「なぜミスが起きたか」をチーム全体で分析し、再発防止策を話し合う文化を作ります。
• 「ありがとう」の見える化：感謝の気持ちを伝えるツール（社内SNSやサンクスメッセージボードなど）を導入し、日常的にポジティブなフィードバックが飛び交う環境を作ります。
• 「弱み」の開示を促す：チームリーダーや管理職が率先して自身の失敗談や弱みを共有することで、部下も安心して自己開示できるようになります。

2. 適切な報酬と評価制度を整備する

従業員満足度の最も基本的な要素は、やはり「報酬」です。業界の平均水準を大きく下回る給与では、どれだけ素晴らしい理念があっても社員は不満を抱きます。定期的な給与見直しや、インセンティブ制度の導入などを検討しましょう。

また、公正で透明性の高い人事評価制度も重要です。どれだけ頑張っても評価されない、という不公平感は、社員のモチベーションを著しく低下させます。評価基準を明確にし、上司と部下が定期的に目標設定と振り返りを行うことで、納得感のある評価を実現できます。

3. 柔軟な働き方の導入

リモートワーク、フレックスタイム、短時間勤務など、社員一人ひとりのライフスタイルに合わせた柔軟な働き方を導入することで、ワークライフバランスを向上させ、離職を防ぐことができます。特に育児や介護と両立する社員にとって、これは大きなメリットとなります。

4. 社内コミュニケーションの活性化

部署を横断した交流会や、サークル活動への補助、ランチミーティングの推奨など、社員同士が気軽にコミュニケーションを取れる機会を創出しましょう。社員同士の信頼関係が深まれば、仕事での連携もスムーズになり、孤立する社員を減らすことができます。

これらの対策は、一時的なものではなく、継続的な取り組みが必要です。採用から入社後のフォロー、そして日々の組織運営まで、一貫して社員を大切にする姿勢を示すことで、会社は自律的に成長する健全な組織へと進化していくことができるのです。

よくある質問（FAQ）

退職代行を使われたらどうすればいいですか？

退職代行から連絡が来たら、まずは「誰が運営している代行業者か」（弁護士・労働組合・民間企業）を正確に確認し、冷静かつ事務的に対応することが重要です。本文でも解説した通り、運営元によって法的な権限が異なります。電話であればその場で回答せず、「内容を確認し、後日改めて連絡する」と伝えましょう。基本的には、退職代行業者を通じて退職日や貸与物の返却方法など、手続き上のやり取りを進めていきます。社員本人への直接連絡は、原則として避けるべきです。

退職代行を使われたら会社は拒否できますか？

社員が退職代行を使って「退職したい」と申し出た場合、会社側は原則として退職を拒否することはできません。民法第627条により、労働者はいつでも自由に退職を申し出ることが認められています。退職代行は、この「退職の意思表示」を本人の代理として行うサービスに過ぎません。会社が一方的に退職を拒否すると、法的なトラブルに発展する可能性が高いため、就業規則に則った手続きを進め、スムーズな退職合意を目指しましょう。

退職代行はクズだと言われるけど本当のところは？

退職代行を利用する社員に対し、「責任感がない」「クズだ」といった批判的な意見があるのは事実です。しかし、退職代行が利用される背景には、ハラスメントや長時間労働、引き止め行為など、社員が自力で退職できない深刻な問題が隠れていることがほとんどです。退職代行は、そうした過酷な状況から身を守るための「最終手段」として機能している側面が強いと言えます。安易に否定するのではなく、なぜ退職代行を使わざるを得なかったのか、その根本原因を考えることが、健全な組織作りの第一歩となります。

退職代行を使ったら会社から電話がかかってきますか？

一般的に、退職代行サービスを利用した場合、会社とのやり取りはすべて代行業者が請け負うため、社員本人に会社から直接電話がかかってくることはほとんどありません。民間業者の場合は本人への電話を止める法的権限はありませんが、ほとんどのケースで代行業者が「本人への直接連絡は控えてほしい」と伝えます。弁護士や労働組合が運営するサービスであれば、本人への直接連絡は法的に禁じられているため、会社からの連絡は完全に遮断されます。ただし、緊急の安否確認や、本人しか知り得ない業務上の緊急連絡など、例外的なケースでは連絡がくる可能性もあります。

まとめ

本記事では、勤務態度が悪い社員への対処法と、退職代行サービスをめぐる様々な問題について解説しました。ここで、特に重要なポイントを改めて振り返りましょう。

• 会社が社員に退職代行を使うことはできません。これは法律で定められた解雇権濫用や退職強要のリスクを伴う、絶対に避けるべき行為です。
• 問題社員には、「客観的な事実に基づいた指導・記録」、「合法的な4つのステップ」を踏むことで、法的リスクを回避し、円満な解決を目指すことが可能です。
• もし社員が退職代行を使ってきた場合は、運営元の種類（弁護士・労働組合・民間企業）を見極め、冷静かつ事務的に対応することが、トラブルを防ぐための最善策です。
• 退職代行の利用増加は、若者の価値観の変化や、会社と社員間のコミュニケーション不足が背景にあります。この流れは止められません。
• 根本的な解決策は、「問題社員を生まない組織作り」です。採用段階での見極め、入社後の丁寧なフォロー、そして心理的安全性の高い職場環境の構築が最も重要です。

勤務態度が悪い社員を抱えることは、経営者や人事担当者にとって、計り知れないストレスとコストを生み出します。しかし、感情に任せて行動すると、不当解雇やハラスメントとして訴えられ、より大きなリスクを抱えることになりかねません。重要なのは、法律に基づいた冷静な手順を踏み、会社の未来を守ることです。

この記事を読み終えた今、あなたは法的リスクを回避しながら問題社員に正しく対処するための知識を手にしました。次に取るべきは、具体的な行動です。

まずは、目の前の問題社員について「事実に基づいた記録」を今すぐ始めることです。そして、将来のために「採用の見直し」や「従業員が安心して働ける環境作り」に着手してください。あなたの会社と、真面目に働く社員たちを守るための一歩を、今ここから踏み出しましょう。